چرا درباره مذاکره اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی می‌نویسم؟
با وجودی که سالهاست در مذاکره های داخلی و خارجی شرکت می‌کنم و خاطرات و تجربیات نسبتاً قابل قبولی در مذاکرات اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی داشته ام، اما ترجیحم این بوده که این وبلاگ شخصی با بحث کسب و کار مخلوط نشود.
اما با توجه به فضای جدیدی که برای اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی به وجود آمده است، احساس کردم بهتر است کمی وقت شما را بگیرم و نکات و پیشنهادهایی را در این زمینه مطرح کنم.
شرایط امروز و سالهای آتی کشور در اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی
فضای ذهنی برای اخذ نمایندگی شرکتهای خارجی طی سالهای اخیر، چندان مذاکره محور نبود و بیشتر به این سمت می‌رفت که پسرخاله من با پسر عمه فلانی که در فلان سازمان است رابطه دارد و بهتر است به ما نمایندگی بدهید و ما می‌توانیم حتی قانون را هم به نفع شما تغییر دهیم و عملاً جنس مذاکره بیشتر به لابی شبیه بود.
اما طی یکی دو سال اخیر و قطعاً طی سالهای آینده، فضا در حال تغییر است و مذاکره به معنای متعارف آن، کاربردهای بیشتری خواهد داشت.
دو توضیح مقدماتی اما مهم
بدیهی است که آنچه در اینجا می‌خوانید صرفاً بر اساس تجربیات شخصی من است و ممکن است کسانی باشند که در کسب و کار خود، تجربیات متفاوتی داشته باشند.
آنچه من در اینجا می‌گویم برآیند تجربیات اخیر است و طبیعتاً وقتی چهل یا پنجاه مورد را جمع بندی می‌کنی و میانگین ارائه می‌دهی، همیشه مثال‌هایی هم وجود دارد که با تجربیات تو تفاوت داشته باشد.
اما به هر حال چون کمتر کسی را می‌شناسم که از لحاظ حجم و تنوعی که من درگیر آن بوده‌ام، گرفتار این بازی‌ها بوده باشد، حیفم آمد که بر اهمیت این پیشنهادها اصرار نکنم.
ضمناً پیشنهادهایی که در اینجا مطرح می‌کنم، به ترتیب اهمیت نیست. بلکه صرفاً ثبت برخی مواردی است که احساس می‌کنم نیاز به تاکید بیشتر دارند و بر اساس اینکه به چه ترتیبی به ذهنم رسیده‌اند آنها را یادداشت می‌کنم.
شما تنها شرکتی نیستید که از شرکت خارجی درخواست اخذ نمایندگی می‌کنید
بارها و بارها این را از دوستانم در برندهای بزرگ خارجی می‌شنوم که می‌گویند: کسی در ایران نبوده که انگلیسی دست و پا شکسته بداند و به ما برای اخذ نمایندگی، ایمیل نزده باشد. حتی اگر یک صنعت خاص و یک شرکت ناشناخته را هدف قرار داده‌اید، همیشه همه مذاکره‌ها و مکاتبات انگلیسی و جلسات را با این فرض برگزار کنید که آنها پیشنهاد دیگری را هم از کسی در سطح شما یا بهتر از شما، روی میزشان دارند. چنین فرضی جدای از اینکه در نگاه من، فرض نیست و فکت است، حتی اگر هم فرض باشد، تبعات مثبت زیادی خواهد داشت.
در صورتی که این فرض من را قبول داشته باشید، مناسب است برای اجرایی شدن آن به نکات زیر توجه کنید:
پیشنهاد ۱-۱: در مورد شرایط ایران، بزرگنمایی و کوچکنمایی نکنید. حرفی بزنید که قابل دفاع باشد. اگر با آغاز یک فعالیت جدید صد نفر مشغول به کار خواهند شد، هرگز در مذاکره‌های خود ادعای دویست نفری مطرح نکنید. اگر می‌خواهید هزینه Setup کردن و آغاز کسب و کار را برآورد و اعلام کنید و بر اساس آن چانه زنی کنید، همان صد نفر را معیار قرار دهید. به خاطر داشته باشید که شرکت شما و شرایط شما برای طرف مقابل تا حد زیادی شبیه یک جعبه سیاه یا Blackbox است و او در هر یک از اظهارات شما به دنبال نشانه‌ای می‌گردد تا شما را اعتبارسنجی کند. اعتبار خود را با ادعاهای نامربوط زیر سوال نبرید.
پیشنهاد ۱-۲: در مورد مسائل مالی هم پیشنهاد ۱-۱ را رعایت کنید. بعضی‌ها از یک طرف توضیح می‌دهند که انتفال پول به ایران و از ایران سخت است و غیرممکن است و فقط و فقط ما هستیم که می‌توانیم این کار را بکنیم و بعضی‌های دیگر هم اصرار که همه مشکلات حل است و انتقال پول هم ساده است و اگر هم الان نیست، ما وعده مساعد مسئولین را شنیده‌ایم و به زودی آسان خواهد شد.
کسانی که امروز تصمیم می‌گیرند با ایران کار کنند، می‌دانند که شرایط ساده‌ای پیش رو نخواهند داشت. اما این بازار برایشان جذاب است و به همین دلیل تصمیم به مذاکره با ما می‌گیرند. دلیلی ندارد با ترسیم کاریکاتور از شرایط اقتصادی کشور، و بزرگ کردن بعضی مشکلات یا کوچک کردن بیش از حد آنها یا بزرگنمایی بعضی فرصت‌ها یا کوچکنمایی بعضی تهدید‌ها، بکوشیم فضا را غیرواقعی کنیم.
برای اکثر شرکتهای خارجی در مذاکرات اخذ نمایندگی، ارتباطات غیررسمی شما با فلان مسئول یا فلان مدیر هیچ ارزشی ندارد
بر روی این چیزها تاکید نکنید یا ادعای این چیزها را مطرح نکنید. گاهی اوقات شرکت در جلسات مذاکره ایرانی من را یاد سالهای نخست باز شدن فضای اقتصادی شمال عراق می‌اندازد. البته الان کمی اوضاع تغییر کرده. در آن سالها در خیابانهای اربیل که قدم می‌زدی، همه خویشاوندان بارزانی‌ها بودند. تعجب می‌کردی که یک مادر و پدر در طی دو یا سه نسل، چطور سه میلیون آدم زاییده‌اند! شاید این جور بازی‌ها برای برخی از ما جذاب یا باور کردنی باشد، اما به عنوان کسی که بارها و بارها صحبت‌های آن سوی میز را هم شنیده به شما اطمینان می‌دهم که بعد از مطرح کردن این نوع ادعاها به محض تمام شدن مذاکره، طرف مقابل به شما خواهد خندید.
این ادعاها حتی اگر درست باشند، ترجیحاً نباید پایه مذاکره اخذ نمایندگی قرار بگیرند.
به دلیل اینکه طرف مقابل به رابطه سودمند برای دو طرف در طی ده‌ها سال فکر می‌کند. برخلاف فرهنگ رایج چند سال گذشته که هر کسی می‌گفت یک سال کار می‌کنم و بارم را می‌بندم، کسی که با شما قرارداد می‌بندد، اگر شرکت معتبری باشد ترجیح می‌دهد سالهای سال آن را تمدید کند.
برای چنین قراردادی، شریک تجاری جذاب کسی است که بر توانمندی‌های داخلی شرکت خود تکیه کرده باشد و نه یک نسبت فامیلی یا آشنایی با فلان شخص در فلان سازمان که با نخستین تغییرات، موقعیت خود را از دست خواهد داد.
به جنبه‌های اخلاقی در همه مذاکره های تجاری از جمله مذاکره اخذ نمایندگی توجه کنید
در اقتصادهای توسعه یافته بر خلاف اقتصادهای توسعه نیافته، اخلاق جایگاه رفیعی دارد. اگر می‌دانید که فلان شرکت در ایران نمایندگی دارد و شما قصد دارید که به آن حوزه وارد شوید و نمایندگی بگیرید، هرگز نماینده قبلی را تخریب نکنید.
نامه‌هایی از این دست که: «فلان شرکت که الان نماینده شماست، پرونده اقتصادی دارد و گفته‌اند فردا اعدام خواهد شد!» یا اینکه جمع آوری نامه از مشتریان ناراضی آنها و ارسال آنها برای شرکت مادر، کاری حرفه‌ای نیست.
یک بار از یک طرف خارجی شنیدم که در مواجهه با چنین نامه‌ای گفت: اینها پس فردا با ما هم مشکل پیدا کنند، تا ما را داخل بلک لیست وزارتخانه قرار ندهند، رهایمان نخواهند کرد. ترجیح می‌دهیم با آنها کار نکنیم.
در مذاکرات اخذ نمایندگی بیش از حد بر صورتهای مالی خودتان تاکید نکنید
متاسفانه تصویری که طی سالهای گذشته از ما ایجاد شده این است که صورتهای مالی اعلامی توسط بسیاری از شرکتها چندان معتبر نیست. حساب سازی‌ها، فرارهای مالیاتی، جابجایی منابع در بین زیرمجموعه‌های شرکتها و ارتباط با نهادهای مالی، همه و همه باعث شده‌اند که صورتهای مالی برای طرف خارجی به اندازه‌ای که ما انتظار داریم قابل اتکا نباشد. به هر حال فراموش نکنید که اینجا ممکن است در دارایی‌های یک شرکت، دکل نفتی هم موجود باشد اما اصل دکل را آب با خود برده باشد!
پیشنهاد ۴-۱: اگر اصل پیشنهاد ۴ را قبول داشته باشید، برای اعتمادسازی بیشتر، از گزارش‌های تحلیلی بازار استفاده کنید. شرکتی که ده سال در ایران کار حرفه‌ای در یک صنعت خاص انجام داده است می‌تواند در چند صفحه، گزارشی چنان تحلیلی و زیبا از بخش‌بندی بازار، تنوع مشتریان، ترجیحات آنها و موارد مشابه تنظیم کند که صدها برابر یک گزارش مالی واقعی یا صوری ارزش دارد. هر شرکت معتبری از یک گزارش تحلیلی خوب استقبال خواهد کرد. ضمن اینکه نحوه تنظیم گزارش می‌تواند به صورت تلویحی، قدرت و تسلط شما بر بازار و شناخت شما از آن بازار و قابل اتکا بودن شما را تایید کند.
پیشنهاد ۴-۱-۱: در تنظیم و ارائه این گزارش‌ها خسیس نباشید. بعضی‌ها جوری با این اطلاعات برخورد می‌کنند که انگار خون رگهایشان است. یا می‌گویند: این اطلاعات را بدهیم که برود با دیگری کار کند و اینها را به او بدهد؟ هزینه از دست دادن این اطلاعات بسیار کمتر از ارزشی است که می‌تواند برای شما ایجاد کند. ضمن اینکه به خاطر داشته باشید کسی که یک گزارش ارزشمند را بی بهانه و بدون انگیزه معامله به طرف مقابل می‌دهد، به صورت تلویحی نشان می‌دهد که اندوخته دانش و تجربه‌اش آنقدر زیاد است که یک گزارش ارزشمند دقیق، سهم چندانی در آن ندارد.
پیشنهاد ۴-۲: برای تنظیم یک Business Plan یا Marketing Plan تلاش کنید و حتماً این کار را داخل شرکت خودتان و با همکاری همکاران خودتان و بدون کپی کردن از دیگران انجام دهید. در اینجا مراقب مشاوران غیر حرفه‌ای باشید. بسیاری از آنها فرمت‌های ثابتی دارند که تنها عنوان‌ها و عددهای آن را تغییر می‌دهند. به خوبی جلسه‌ای را به خاطر دارم که سه Business Plan مختلف از سه شرکت مختلف برای اخذ نمایندگی دریافت شد که حتی سایز فونت آنها هم تفاوتی نداشت. خودتان وقت بگذارید، با همکارانتان بنشینید و یک طرح واقعی کاربردی تنظیم کنید. اینکه طرح اوریجینال باشد و کمی خطا داشته باشد به صدها طرح جنزیک بدون خطا و بدون خاصیت می‌ارزد.
اگر مذاکره های تجاری بین المللی دارید، حتماً سایت انگلیسی داشته باشید
شاید به نظر ساده و معمولی بیاید اما به خاطر داشته باشید که کسی که می‌خواهد به شما نمایندگی بدهد، به هر حال در موردتان تحقیق خواهد کرد و بهتر است که یکی از این منابع سایت خود شما باشد. حضور در اینستاگرام و فیس بوک و … و ارائه آنها در فضای اقتصاد بین المللی، کاری بسیار چیپ و سطح پایین محسوب می‌شود. چون اینها رسانه‌های رایگان هستند. آدرس ایمیل جیمیل و یاهو، به عنوان آدرس اصلی ایمیل شما آبرومند نخواهد بود. اگر دقت کرده باشید حتی بسیاری از مدیران شرکتهای بزرگ و برندهای مطرح که می‌دانند سرویس جیمیل از سرویس ایمیل داخلی آنها بهتر و ساده‌تر است، باز هم ایمیل داخلی شرکت را معرفی می‌کنند و آن را روی جیمیل خود فوروارد می‌کنند. اساساً رسانه یا ابزاری که رایگان تهیه شود، نشان می‌دهد که شرکت از توانمندی مالی و اعتبار بالایی برخوردار نیست.
پیشنهاد ۵-۱: در سایت انگلیسی خود، محتوای غیرتجاری هم داشته باشید. بعضی از سایت‌های ما فقط نوشته‌اند که ما خوبیم. ما خیلی خوبیم. ما به حد غیرقابل تصوری خوبیم. ما اولین در ایران هستیم. بهترین و بزرگترین در ایران هستیم و همین! بعد می‌بینی در سایت بزرگترین شرکت پیمانکاری در ایران، یک یا دو آرتیکل مشخص راجع به پیمانکاری وجود ندارد! هر چه هست اسلایدر است و عکس لبخند مدیرعامل و معاونان که از چپ به راست و از راست به چپ حرکت می‌کند.
حتماً یک Company Profile حرفه‌ای تهیه و تنظیم کنید
چیزی که در آن سابقه شرکت شما، محصولات و خدمات شما، رفرنس‌های فروش یا قراردادهای شما و بحث‌های دیگر مورد اشاره قرار گرفته باشد. خصوصاً اگر در نمایشگاه‌های تجاری شرکت می‌کنید، داشتن Company profile و ارائه آن در کنار کارت ویزیت می‌تواند تاثیر زیادی بر روی تصویر شرکت شما داشته باشد.
در مذاکره تجاری، ارتباط ایمیلی رسمی‌تر از ارتباط تلفنی است. لااقل تا زمانی که رابطه شما جدی‌تر شود.
ارتباط رسمی تجاری یعنی ارتباط ایمیلی و در صورت نیاز، ارتباط تلفنی که عموماً در ایمیل قبلاً بر روی آن تاکید و توافق شده است. ارتباط ایمیلی جدا از اینکه فرصت فکر کردن و تحلیل کردن و جواب دادن سنجیده را ایجاد می‌کند، بسیار جدی‌تر سایر شیوه‌هاست و در آینده هم قابل استناد است.
منبع: نوشته های محمدرضا شعبانعلی