در: فروردین ۳۰, ۱۳۹۶در: مقالاتبازدیدها: 1 بازدید چاپ ایمیل
مکاتبات بازرگانی و نحوه نوشتن نامه تجاری
مکاتبات بازرگانی و نحوه نوشتن نامه تجاری مقدمه :
امروزه یکی از مهمترین ابزار کلیدی در موفقیت بازاریابی بین الملل و تجارت بین المللی میزان حرفه ای بودن در مکاتبات تجاری صورت گرفته می باشد . بطوریکه داشتن روابطی مفید و پایدار مستلزم داشتن مکاتباتی واضح و بدون ابهام می باشد .
پی بردن به تاثیر مکاتبات مفید و پایدار و اثر غیر قابل انکار آن بر تجارت ، نوعی تعهد مبتنی بر یادگیری اصول و فنون شیوه مکاتبات تجاری و نحوه نوشتن نامه های تجاری را برای تجار ، بازرگانان ، دانشجویان و سایر افراد درگیر در امر تجارت بین المللی ایجاد نموده است .
ساختار نامه تجاری و وظایف آن
ساختار یک نامه تجاری شامل سه قسمت نقطه شروع ، بدنه نامه و قسمت پایانی می باشد . که وظایف هرکدام از این قسمتها به این ترتیب است که نقطه شروع باید طوری باشد که خواننده را وادار به خواندن نامه نماید . بدنه نامه هم باید طوری باشد که احساس نیاز خواننده را به محصول یا خدمات شما برانگیزد . قسمت پایانی نامه نیز باید به طریقی نوشته شود که عکس العمل سریع خواننده را در برداشته باشد .
در صورتی که نامه تجاری شما در جهت فروش کالا یا خدمات می باشد باید موارد زیر را در آن رعایت کنیم .
– ظاهر خوب
– متن درست
مواردی را که در شکل ظاهری نامه های تجاری باید در نظر گرفته شوند عبارتند از :
حاشیه دو طرف نامه : برای نامه های بلند از حاشیه کمتری نسبت به نامه های کوتاه استفاده می شود .
حاشیه بالا و پایین : در نامه نگاریهای تجاری آنچه مرسوم است اینست که حاشیه در قسمت بالای نامه کمتر از قسمت پایین نامه می باشد .
فاصله سطرهای نامه : فاصله بین دو سطر یک نامه یک فاصله می باشد . و فاصله بین دو پاراگراف دو فاصله می باشد .
تعداد صفحات : اگر تعداد صفحات نامه بیشتر از یک صفحه می باشد . سرفصل و عناوین نامه در تمام صفخات تکرار می شود و صفحات باید شماره گذاری شوند .
اجزای نامه تجاری
هر نامه تجاری دارای اجزای زیر می باشد :
آدرس فرستنده ۲٫ تاریخ ۳٫ آدرس داخلی ۴٫ مخاطب نامه ۵٫ موضوع نامه ۶٫ سلام و درود ۷٫ متن نامه ۸٫ پایان احترام آمیز ۹٫ امضاء ۱۰ . ایمیل ، تلفن و فکس .
آدرس فرستنده – در مکاتبات بازرگانی که عنوانی برای نامه وجود ندارد مرسوم است که آدرس فرستنده در قسمت بالای سمت راست نامه قرار گیرد . هر چند در بعضی نامه نگاریها در قسمت بالا سمت چپ آدرس فرستنده نوشته می شود . که این مورد زیاد مرسوم نمی باشد . سبکی را که برای نوشتن آدرس فرستنده بکار برده می شود بصورت زیر یکدیگر (بلوکی ) می باشد . بطوری که در این سبک تمام خطوط زیر همدیگر قرار می گیرند . و آدرس از جزء به کل (خیابان تا کشور ) نوشته می شود . بعنوان مثال
Sender’s address
Bahar St Azadi Sq Trading center Tehran Iran
تاریخ – در زیر آدرس فرستنده با کمی فاصله نوشته می شود . بسته به نوع نگارش نامه (انگلیسی بریتانیایی و انگلیسی آمریکایی ) ترتیب نوشتن تاریخ فرق می نماید . بطوری که در انگلیسی بریتانیایی این ترتیب بصورت سال – ماه – روز می باشد . در حالی که در انگلیسی آمریکایی این ترتیب بصورت سال – روز – ماه می باشد . بعنوان مثال ۰۹/۱۲/۱۰ یعنی ۱۰ دسامبر ۲۰۰۹ در انگلیسی بریتانیایی و ۱۲ اکتبر ۲۰۰۹ در انگلیسی آمریکایی می باشد .
استفاده از شکلهای مختصر نویسی تاریخ در نامه نگاریهای تجاری به شرح زیر رایج است . هر چند که این نوع استفاده جنبه اختیاری دارد .
برای روز اول (first )، روز دوم (nd ) ، روز سوم (ird ) و از روز چهارم به بعد (th ) استفاده می شود . بطوریکه ۱۲ اکتبر ۲۰۰۹ را ۱۲th.october.09 می نویسند .
آدرس داخلی – همان آدرس گیرنده است با بعضی ویژگیهای او که در قسمت چپ نامه معمولا ۴ تا ۵ فاصله بعد از تاریخ قرار می گیرد . و ایتمهای زیر را شامل می شود :
اسم مخاطب – عنوان مخاطب که می تواند پست مخاطب یا بخش یا قسمتی از سازمان که نامه برای آن فرستاده می شود – اسم شرکت – آدرس گیرنده از کل به جزء . بعنوان مثال ،
Robert Pearson
The secretary
Weave well woolen co . ltd .
۴۸ price st
Wigitfalls , Dallas
S.A
مخاطب نامه – در حقیقت کسی است که نامه را برای او می نویسیم . که می تواند فرد ، شرکت و یا عنوان شغل یا مسئول پستی در سازمانی باشد . آنچه که در هنگام نوشتن مخاطب نامه لازم است رعایت شود عناوینی است که قبل از اسم مخاطب می آیند . اگر شما نام فامیلی کسی که به او نامه می نویسید را بدانید آنرا بعنوان خط اول آدرس بنویسید . که قبل از این اسامی Mr برای آقا و Mrs برای خانم می آید . این عناوین فقط با نام خانوادگی می آیند و استفاده از آنها با نام اشخاص زیاد مرسوم و رسمی نمی باشد .
سایر عناوینی که در نامه نگاریها استفاده می شود عبارتند از :
Ms برای خانمی که ما از متاهل یا مجرد بودن او آگاه نیستیم . در مکاتبات اولیه بهتر است از Ms استفاده کنیم تا مخاطب نامه در جواب ، عنوان مورد علاقه اش را خودش ذکر کند . سایر عناوین دیگری که مورد استفاده قرار می گیرند شامل Sir, Madam, lady , و غیره . بعد از Sir همیشه نام کوچک و سپس نام خانوادگی می آید . بعنوان مثال Sir tom Brown
استفاده از Dear Sir/Madam نیز در نامه نگاریها نیز مرسوم است که بیشتر جنبه احترام و سلام کردن دارد . اگر ما نام و فامیل مخاطب نامه را نمی دانیم و فقط عنوان شغل وی را می دانیم کافیست در قسمت مخاطب نامه عنوان شغل وی را بنویسیم . مانند مدیر بازاریابی The marketing manager یا مدیر فروش The sales manager .
در صورت عدم اطلاعات از هر دو مورد فوق می توان نامه را به نام شرکت ارسال کنید . مانند شرکت سونی ژاپن
Japan Sony co. .
موضوع نامه – نامه نگاریهای تجاری به منظور های زیر صورت می گیرد .
گرفتن پیش فاکتور ، فاکتور ، مظنه بازار (قیمت فروش بازار ) ،تخفیف ، معرفی شرکت و غیره . که این موضوعها با کمی فاصله و زیر مخاطب نامه نوشته می شود . به عنوان مثال
Sub : Requisition upon a quotation
سلام و درود – عباراتی که بعنوان سلام و درود استفاده می شود بسته به نوع شناخت ما از مخاطب دارد . در صورتی که مخاطب نامه فردی است که نام وی را نمی دانیم از Dear sir برای آقایان و از Dear madam برای خانمهای متاهل استفاده می شود .
در صورتی که جنسیت او برای ما مشخص نمی باشد از (Dear sir or madam ) یا (Dear sir /madam ) استفاده می شود . هنگامی شما اسم فرد مخاطب نامه را می دانید اما خوب وی را نمی شناسید بهتر است پس از کلمه Dear از عناوینی مودبانه مانند Mr ، Mrs و Ms با نام خانوادگی وی استفاده کنیم . مانند Dear Mr. Brown
استفاده از شکل مودبانه با اسم کوچک زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که ما در تجارتمان مخاطب نامه را خوب می شناسیم . مانند Dear tom
متن نامه – بسته به موضوع نامه متن نامه نیز متعاقباٌ فرق می نماید . اما آنچه که در هر متن باید رعایت شود . در نطر گرفتن تمام شرایط مربوط به موضوع نامه نگاری می باشد . بعنوان مثال در صورت گرفتن مظنه بازار ذکر شرایط تحویل ، نوع اینکوترمز ، کیفیت کالا یا خدمات تحویلی و غیره الزامی می باشد .
پایان احترام آمیز – هیچگونه قاعده خاصی برای نوشتن پایان احترام آمیز وجود ندارد . اما آنچه امروزه در نامه نگاریهای تجاری مرسوم است این است که زمانی که ما برای اولین بار به مخاطبی که اسم و جنسیت او را نمی دانیم نامه می نویسیم . در حقیقیت شروع نامه با Dear sir/madam بوده است از پایان احترام آمیز Yours faithfully استفاده شود . در صورتی که در نامه نگاری اولیه اسم مخاطب را می دانیم و شروع نامه نیز با Dear Mr. tom یا
Dear Mrs. Robinson بوده است . از پایان احترام آمیز yours sincerely استفاده می شود . در سایر اوقات و زمانی که ما مخاطب نامه را به خوبی می شناسیم معمولاٌ از Best regards یا Best wishes استفده می شود .
امضاء – بعد از پایان احترام آمیز دقیقاٌ زیر آن اسم خودتان و یا در صورتی که از طرف شرکت می باشد . اول اسم شرکت بعد از آن اسم خودتان و یا فقط حرف اول اسم بهمراه نام خانوادگی مدیر عامل شرکت نوشته می شود . هرچند که در نامه نگاریهای تجاری اغلب از نوشتن دستی امضاء استفاده می کنند . اما بخاطر اشتباهاتی که در خواندن بعضی حروف مشابه بعمل آمده ، موارد ماشینی را به دستی ترجیح می دهند . نکته ای که لازم است مدنظر قرار گیرد . درج عنوان قبل از اسم شما می باشد . چون مخاطب شما در پاسخ می تواند جنسیت شما را تشخیص و عنوان صحیح آن را بنویسد . بعنوان مثال ،
Metropolitan insurance co Harris & Bowns ltd
(john f . Howard) (Patricia tray ) (Ms)
Secretary Sales manager
ایمیل ،فکس و تلفن فرستنده – قاعده خاصی برای نوشتن ایمیل و تلفن فرستنده وجود ندارد . بطوری که بعضی آنرا بعد از آدرس فرستنده و در مواردی دیگر در کاغذهای نامه نگاری از قبل در حاشیه پایین نامه ایمیل ، فکس و تلفن چاپ شده است و دیگر نیازی به نوشتن آن نمی باشد . آوردن آدرس پایگاه اطلاعاتی در این قسمت نیز رایج می باشد . بعنوان مثال ،
نمونه یک نامه تجاری برای دریافت مظنه قیمت
Robert Pearson
The secretary
Weave well woolen co . ltd .
۴۸ price st
Wigitfalls , Dallas
S.A
Dear Mr. Brown
Sub : Requisition upon a quotation
We are very much grateful to introduce our selves as one of the leading general trading companies in Iran.
You are kindly postulated to issue us a firm quotation for the quantity of 2000 sets of Sony television on the base of DFR Bandar Abbas in Us dollars or Euro. The product should originally be made in Japan and packed in suitable packaging with the following specifications:
Model no : LCD Projection KF 42 E 200
Model no : LCD CU 42”VB ,23VB
Model no : LED CU 47”VB,23VB
Ineluctable to state that requested document should reach my attention utmost 25th.may .09. your urgent assistance would be granted a priority .
نمونه یک نامه تجاری برای معرفی
Robert Pearson
The secretary
Weave well woolen co . ltd .
۴۸ price st
Wigitfalls , Dallas
S.A
Dear Sir or Madam
Sub : Introduction
We are very much grateful to introduce our selves as one of the leading general trading companies in the field of video and cassettes of high quality in Iran.
We are offering the cassettes at rock-bottom price with at last 15% discount . the discount goes up as the quantity of order goes up . having 20 years of experience in global market has gained us a lead position in this oriented industry . for further queries as well as sample please don’t hesitate to contact undersigned .
منابع :
Atkinson , Philips & Helen Reynolds (1970) ; Business writing and procedures ; new York : American Book Company .
Jalali ,Hadi & Kasraeian , Abbas (1998) ; Letter Writing ;Iran : SAMT.
A . Ashley (1998) ; A Handbook of Commercial Correspondence, New Edition: Oxford University
